会议的礼仪包括什么?需要注意什么是错的,PPT最好。
会议通常是指一种社会活动形式,它将特定范围的人们聚集在一起研究、讨论,有时还就一些特殊问题做出决定。在处理日常行政事务时,各级政府部门经常召开各种会议。
无论是召集、组织还是参加会议,办公室员工都有一些必须遵守的基本规章制度。此类与会议相关的规章制度包括会议礼仪。会议礼仪的重点内容包括会议工作、会场座位的安排、会议作风的端正。
一.会议工作
任何正式会议都必须精心组织。具体来说,会议的组织在会前、会中、会后都有不同的要求。这些都可以称为会议工作。负责会务的办公室工作人员,在具体工作中,一定要遵守常规,讲究礼仪,一丝不苟,一丝不苟,做好准备。
(1)开会前
在会议的各种组织工作中,会前的组织工作最为关键。一般包括以下四个不同的方面。
1.会议的准备工作。在召开任何会议之前,必须先确定主题(包括会议名称)。相关领导集体在会前确认了这一点。负责筹备会议的工作人员要围绕会议主题,组织落实领导商定的会议规模、时间和议程。通常需要组建专门的团队,明确分工,把责任落实到人。
2.拟发布的通知。一般来说,正式会议应该提前向与会者发出会议通知。指会议主办单位发给所有参会单位或参会人员的书面文件,也包括发给相关单位或嘉宾的邀请函。办公室人员在这方面主要应该做好两件事。
首先,起草一份通知。会议通知一般应包括七个要点:标题、主题、持续时间、出席人员、签到时间、签到地点和参会要求。写通知的时候,要保证完整规范。
第二,交货及时。发出会议通知时,我们应尽力确保及时送达,不得延误。
3.起草文件。会议使用的各种文件和资料一般应在会前准备好。需要认真准备的会议文件主要有议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。当参与者报到时,应分发一些文件。
4.常规准备。负责会议事务,往往要对一些会议涉及的具体细节做好充分的准备。
第一,做好场地布置。会议场地要选好,会场桌椅要按需布置,会议所需的各种音响、灯光、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备、多媒体设备要提前调试检查。
第二,按照会议规定,做好与外界的沟通工作。比如通知相关新闻部门和公安部门。
第三,会议用品的采购。有时需要补充购买一些会议用品,如纸张、笔记本、笔、文件夹、名片、座位牌、饮料、视听用具等。
(2)会议期间
负责会议具体工作的办公室工作人员要精心做好以下工作。
1.日常服务。会议期间,应安排专人在会场内外迎接、引导和陪同与会人员。对出席会议的贵宾、老弱病残孕、少数民族、宗教界人士、港澳台同胞、海外侨胞和外国人,要经常给予特殊照顾。回应参与者的合理要求。
2.签到参加会议。为了掌握参加会议的人数,执行会议纪律,所有大型或重要的会议,通常都要求入场时签到。会议签到有三种方式:一是签到,二是购票,三是刷卡报到。这项工作的负责人应及时通知会议负责人。
3.餐饮安排。对于长时间的会议,通常会为与会者安排工作餐。同时,应为参与者提供健康美味的饮料。会上提供的饮料要方便与会者自己饮用,不建议经常给他们倒茶。那样做往往是不健康的,不安全的,还可能会妨碍到对方。必要时,还应为外国与会者提供符合要求的住宿和交通等便利条件。
4.现场记录。所有重要会议都要现场记录,具体方式有记笔记、打印、录入、录音、录像。可以单独使用,也可以交叉使用。
手写笔记时,应尽量做到会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决和选举等内容完整、准确、清楚。
5.准备一份简报。对于一些重要的会议,往往需要在会议期间准备一份简报。撰写会议简报的基本要求是快速、准确、简洁。快,就要求注意时效性;准确是指要求准确;另一方面,简要求用词简洁。
(3)会后
会后,我们应该做必要的后续工作,以便完成它。后续工作一般包括三项:
1.文件。这些文件包括会议决议、会议纪要等等。一般要求尽快形成,会议一结束就下发或宣布。
2.处理材料。根据工作需要和有关保密制度的规定,所有与之相关的图文声像资料应在会后认真收集整理。在收集整理会议材料时,你要遵守规定和惯例,该总结的材料一定要认真总结;应当归档的材料应当归档;应该回收的材料必须全部回收;应该销毁的材料必须小心销毁。
3.协助返程。大型会议结束后,其组织者一般应为外国与会者回国提供一切便利。必要时应主动联系并为对方提供交通工具,或为对方订购并确认回程机票、船票、船票。当参加会议的团队成员或特殊人士离开当地时,也可以安排专人为他们送行,并帮助他们托运行李。
第二,场地的座位
在会议工作中,摆放会议嘉宾的名字也是一项非常讲究的工作。一般来说,面对会议排名,有三个问题需要解决。
第一个问题是这个会议有没有必要排名。有时候一个小型会议有两三个人,不需要排名。二是这个会议是什么样的性质和形式。国内外有区别,国内外也有区别。对于不同性质、不同形式、不同规模的会议,座位的安排是不同的。三是注重会议的标准化排名和规范化。
一般来说,政府会议和官方会议有两种,第一种是小型会议,第二种是大型会议。小型会议一般指系统内部会议,大型会议一般是跨行业、跨部门、跨机构、跨地区的综合性会议,下面单独介绍。
1,小型会议排名
首先,关于小型会议的排名,一般强调以下几点。首先强调的是大家面对面坐,小型会议一般讲究面对面,也就是主席台、主持人、发言人面对会议室正门,一般都知道。第二,坐中间是指中间的位置比两边高,所以在需要安排位置的时候,中间的位置一般要高一些。再者,一般强调可以自由选座,内部会议和小型会议自由选座的意义其实就是没有排名。小型会议,要强调前门是重中之重。而且如果这个小型会议的主持人不是一个人,要强调的是左高右低,中外有别。在中国,左和右是当事人自己之间的左和右。这是政府礼仪和排名的基本要求。这是一个小型会议。
2.大型会议排名
大型会议实际上涉及两个问题。第一,讲台的布置;第二,参与者排名。讲台的布置其实就是三点。第一个主席团就是台上的每个人怎么安排。第二主机;第三个发言者。
(1),领奖台排名安排
主席团排名国内外都差不多。一是前排比后排高,二是中间比两侧高,三是国内外恐怕不一样。政务礼仪是左边的人比右边的人高。
然后是会议主持人的位置。一般有三种方式来说明会议主持人的立场。第一,他应该坐在第一排,主席台的第一排;第二,他可以坐在会议第一排的中间,也就是主席团第一排的中间;此外,他还有一个座位可以坐,就是第一排的任何位置,可以根据他的级别和职位来安排。当然,一般来说,重要会议往往会邀请主持人坐在客厅,以示会议的庄重和主持人的正式,因为会议的主持人实际上是会议的主席。
再者,还有说话人的位置。一般来说,小型会议的演讲者可以在自己的座位上发言,或站或坐。然而,在一个重要的大型会议上,一般强调演讲者应该站起来发言。他或她有两个标准位置。首先是第一排的中间位置,当然有时候这是主持人的位置,一般人是不可能抢他的位置的;其次,按照我国的传统惯例,主席团位于其正前方的中间位置,发言席的主席台一般在其正前方的中间位置。当然,随着国际交流的加快,我们有时会参考国际会议的惯例,国际会议的发言人座位其实是在主席团的右前方。
(2)、参与者排名
参加会议时,也有嘉宾席,即人群席和观众席。一般来说,人群座位的安排有两种方式。第一种方式是自由坐,第二种方式是划片坐。一般来说,划片坐强调左侧高于右侧,按照部门约定的排列顺序,或者按照拉丁字母或者汉字笔画的顺序,从进门的方向从左侧到右侧垂直排列。另一种方式是横着排,从前排排到后排。这两种方法一般交替使用,这是排位的基本要求。
第三,正确的会议作风
(一)改进会议作风
反对形式主义;严格控制会议;禁止铺张浪费。
提高效率
聚焦主题;改良形式;压缩内容;时间有限。
(3)严格遵守纪律。
1.观察时间。第一,准时参加会议。第二,准时开会。第三,限时发言。第四,会开完了。
2.维持秩序。首先,各就各位。第二,保持安静。第三,遵守规定。
3.注意听。第一,专一。第二,支持别人。
骑马的方式。
主要包括两个方面:座位和对他人的礼貌。坐在汽车里和坐在公共汽车、火车或地铁里是不同的。但是不同类型的车,乘坐时座椅的安排是很不一样的。
乘坐吉普车时,前排驾驶员旁边的副驾驶座为上席。车内其他座位,从尊到卑,应该是:右后座,左后座。乘坐四排或四排以上座位的中型或大型汽车时,座位位置通常应由离前门的距离决定。越靠近前门,座位位置越高。每排座位上方,我们讲究“右高左低”,可以概括为:从前到后,从右到左。
乘坐双排或三排车时,由于司机身份不同,座位的具体安排分为以下两种情况。
第一种情况,车主自己在开车。在这种情况下,双排五座车的其他四个座位的座位顺序应该是:副驾驶位、右后位、左后位、后中位。三排七座车其他六个座位的座位顺序应该是:副驾驶座、中排右座、中排中座、中排左座、后排右座、后排中座、后排左座。车主自己开车的时候,如果一个人乘坐,必须坐在副驾驶座上。如果多人乘坐,他必须推荐一个人坐副驾驶座,否则就是对车主的不尊重。
第二种情况,汽车由专职司机驾驶。在这种情况下,双排五座汽车的其他四个座位的座位顺序应该是:右后座位、左后座位、后中间座位和乘客座位。三排七座车其他六个座位的座位顺序应该是:右后座、左后座、后中座、右中座、左中座、副驾驶座。三排九座车其他八个座位的座位顺序应该是(假设驾驶座是左):中排右座、中排中座、中排左座、后排右座、后排中座、后排左座、前排右座、前排中座。
按照常识,一辆车的前排,尤其是副驾驶座,是车内最不安全的座位。因此,按照惯例,在社交场合不应该邀请妇女或儿童坐在这个座位上。在公务活动中,副驾驶座,尤其是双排五座汽车上的副驾驶座,称为“服务员座”,是留给秘书、翻译、警卫、押运员等服务员使用的。
坐公交、火车、地铁,往往需要坐对位置,可供选择的座位空间并不大。相对来说,相关座位相对较少。基本规则:靠近窗户的座位是上座,靠近通道的座位是下座。与车辆同向的座位为上座,反方向的座位为下座。在一些车辆中,乘客的座位在车厢的两侧,因此乘客相对而坐。面向门的座位应该是上座,面向门的一侧的座位应该是下座。
骑行车辆时,要注意以下三个方面:
一个是上下车的顺序。乘车时,习惯上要求尊贵的人先上车,最后下车。劣等者应最后上车,先下车。当汽车到达目的地时,如果有专人在此等候并负责打开车门,尊贵的人也可以先下车。乘公共汽车、火车或地铁时,通常是下等人先上后下。其目的是让地位低下的人更容易找到座位,照顾德高望重的人。
第二,坐的时候是相互谦让。在给对方让座时,除了对尊贵的人给予特别的礼遇,也要对同行中地位相同的人给予礼遇。如果座位有优劣,座位的具体位置有好有坏,或者座位不够,应先请妇女、儿童、老人、残疾人或身体不好的人入座。即使对方不认识自己,必要时也要自觉让座。让座的时候要大方,要光明正大,不要虚伪。如果对方把座位让给了自己,你一定要马上感谢他,不管你是否认识他。
第三,骑法已经尊重人了。乘坐车辆时,一定要自觉注意社会公德,遵守公共秩序。处处严于律己。任何时候都要对别人友好。
递名片的礼仪
客人递上名片(用双手食指和拇指分别握住名片的左右两端)→主人双手接过→仔细阅读名片→放在上衣上部的口袋里→索要名片,并礼貌解释。
递交名片的顺序:一般来说,地位低的人,年轻人,地位高的客人自愿递交名片,年长者,主人。
乘电梯的礼仪
1.电梯里没有其他人。
先于老板和女子进入电梯,按住“on”按钮,然后邀请其他人进入。当你到达目的地时,按住“on”按钮,让别人先下车。
2.电梯里有人的时候,老板和女的都要优先。
电梯内:
(1)先上电梯的人要站在后面,以免妨碍他人乘电梯;
⑵不要在电梯里大声说话或大声笑;
(3)电梯内人员较多时,最后一人应面向电梯门站立。