运用7C原则撰写外贸函电。
为了最终达成交易，虽然书信电报都写了，但一定要让“谈话”的气氛友好和谐。提出的要求或不同意见，使对方在情感上容易接受，至少在语言上，可以拉近与对方的距离，增加亲密度，与对方达成“* * *”的感情。所以，站在对方的角度，你的态度要用来考虑对方的需求、愿望、兴趣和问题。谈话中没有必要拐弯抹角。太客气就是虚伪。简单直接的讨论会节省沟通成本，效率更高。
1.使用礼貌的语气和礼貌的词语或句子。礼貌的语气可以通过使用礼貌的表达来实现，如谢谢，我们很高兴，我们非常赞赏，或者加上would，could，might等。
示例1。要求你方在六月前交货。
请在六月前交货。
例2。那是不可能的。
改为:很遗憾，这是不可能的。
2.使用肯定句或肯定句。要简单，直接，充分肯定。
我们不相信你会有异议的理由。
改为:我们相信您会真正满意。
3.及时回复对方的信。外贸函电中体现的礼貌不应只停留在言语上，而应表现在行动或回应上，即收到对方的函电时，你要及时回复，不管信的内容是否接受，提议的条款是否同意。如果被接受，双方会因处理及时而使交易进展迅速。如果不被接受，礼貌的说明合理的理由，就不需要等待，可以另找合作者进入下一阶段，或者发送方可以提出灵活合理的建议，比如没有现货的时候给对方提供替代品。这有利于双方提高交易效率。
4.充分了解文化差异，减少误解和差异。由于交易的客户文化背景不同，语言、表达、表达习惯可能存在差异，同一个词或句型在不同国家可能有不同的含义。比如，quite的意思是相当，但在英式英语中不多；在美国英语中，quit的意思是非常，所以下面的句子有不同的意思。英式英语的意思是“一般想做生意”，美式英语的意思是“特别想做生意”。因此，在书信和电报的写作中，除了尽量避免使用模棱两可或过分的表达方式外，还需要充分了解双方的文化差异，考虑对方的文化背景。这也是“你的态度”，既是一种礼貌的表达，也可以避免不必要的误解或分歧，有利于提高沟通的效率。当然，如果不能理解或确定对方书信、电报的真实意思，一定不要按照自己的想法去猜测或判断，要求对方用其他表达方式进一步澄清。
(B)应用正确、具体和完整的原则来提高信息传递的效率
1.采用“三段式”结构布局。外贸函电是一种正式的商务信函，其写作格式有其相对固定的套路或规则:要求行文清晰，表达明确，段落结构完整。正文部分可以按照所谓的“三阶段”来写，即:开篇、正文、结尾。一般开头和结尾都有一段话，起到承前启后的作用。这一段不应该太长。中间体的段数取决于询价、发盘和还价的具体情况。
开篇部分主要用于确认收到并感谢对方来信，简要提及对方来信的内容，写信人收到对方来信后采取了哪些行动以及这封信的主要内容。开头的致谢和感谢可以表达如下:
感谢您2021年1月2日12的邮件。
感谢你方第134号订单订购1000套...
我们很高兴从你20212年1月12日的电子邮件中得知...
我们参考你方第号询价单...
最后一部分主要是希望对方尽快回复，希望双方能够合作。比如:
我们期待您的回复。
我们热切期待您的订单。
如能早日关注此询价，我们将不胜感激。
我们相信你方会尽早给我们答复
2.拟定具体完整的主题内容。主题行是书面信函的主要内容和相关信息。很多情况下，收件人会根据主题确定其重要性，决定是否阅读或安排处理顺序。为了使信件和电报的内容一目了然，迅速处理，最好认真填写主题，具体全面。比如:你的发型师no . 445的报价，不是你的报价；询价为您的手绣丝巾，不要写询价。
3.合理使用技术和陈述事实。在外贸函电的写作过程中，语法、拼写和标点符号要正确，语言要规范，数字要准确，事实要具体明确，专业术语要理解和使用得当。为了避免因对方发现错误而造成的尴尬，甚至给当前业务或公司带来不必要的麻烦和影响，在发出信函和电报之前，必须进行仔细的检查和核实。
例4。日期写得很正确。
为避免误解，建议对信函正文中出现的日期采用日(数)、月(全拼)、年(数)的顺序或月(全拼)、日(数)、年(数)的顺序。例如11 12月，2021或12月11，2021。当然是写成11 ST December 2021或者December6548。不过最好不要写成2021.12.11。迄今为止，年、月、日的数字顺序还没有得到国际上的一致认可。
例5。语法是正确的。
错误:我们竞争对手的价格比我们低2%-3%。
正面:我们竞争对手的价格比我们的低2%-3%。
例6。实事求是。
我们是信誉卓著的日本各种商品的出口商。
各种商品有点夸张。可以进行以下更改:
我们是信誉卓著的瑞典杂货出口商，如玩具、钮扣和文具。
例7。事实要具体明确。
我们在你方信用证项下以你方为我方开出了汇票。表述不够具体，导致事实不清，现修改如下:
我们已经根据你方中国银行第258号信用证，按发票金额3500美元，向你方开出了第773号即期汇票。
例8。称呼和结尾的敬语要正确。
在互联网下，书信、电报用语趋向口语化，直接称呼姓名较为常见，如亲爱的亨利先生，结尾对应的敬语更为亲切友好，如Yours，带有best/善良的问候、问候、best(祝愿)、best等。
(3)运用清晰和简洁的原则，提高信息接收的效率。
外贸函电虽然是正式的商务信函，但并不意味着要使用旧的文体、句子和表达方式。随着时代的发展，尤其是在追求高效率的时代，在英语语言本身发生变化的同时，外贸函电中使用的语言也趋于直接和简单，甚至在函电中会出现一些口头表达。比如它没有，你在等。由于外贸函电写作的目的是为了最终达成交易，所以在写作过程中应尽量使用常用的词语和简单的句子结构，这样对方就能很容易理解，也不会花费太多时间。用简单明了的语言清晰完整地表达必要的相关信息。
1.用简短熟悉的词，不要用生僻低频的词。
2.避免使用冗长、过时或重复的表达方式。简单的句子结构更容易理解。
例9。随函附上，请查收。两份发票。(旧表达，并在此重复)
改为:我们附上？两份发票。
示例10。你能在12月份的任何时候给我们发货吗，或者小说也可以。
更改为:请在11月底前装运。
3.不要使用模棱两可或模棱两可的词语。所谓明确表达意思，就是让你在书信中想要表达的意思和对方理解的意思相吻合。如果使用了多义词或表达不清的词汇，会带来不必要的麻烦。如果双方再次沟通确认或重写对应关系，会增加沟通成本，影响交易进程。例如，双月有两个意思，一个是“一个月两次”，另一个是“两个月一次”，那么我们是否可以从“关于从纽约到香港的轮船，我们有双月直达服务”这句话来判断呢显然不是。可以做如下改变:我们每月有两次从纽约到香港的直航。(从纽约到香港的直达船每月两班。)
4.使用单词或较短的短语，而不是较长的短语。例如，现在，因为，普遍地，如果和甚至通过可以用来取代在这个时候，由于事实，往往不是，在事件，在香料的事实。
5.用简单句代替长句。这个句子很简单，容易阅读和理解。
示例11。请务必进行调查以确定原因。(龙)
请查明原因。(短)
6.长句拆短句。研究表明，7-20个单词的句子表达得更清楚，而超过27个单词的句子会很难理解或很无聊。所以我们尽量用较短的句子来表达，把一个长句和一个复合句拆分成几个简单句来表达。
示例12。考虑到公司目前的销售状况，再加上原材料成本的增加，我们决定每个部门都要实施彻底的成本节约。
该公司正面临销售额下降和原材料成本上升的局面。在那里，每个部门都必须实施成本节约。(简单句)
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