书信礼仪
一般情况下，单位及其工作人员在正式的公务交往中使用的信函也称为公函。与普通信函相比，由于公函是在正式场合使用，所以通常在礼仪上有更多的标准和规范要求。
一般来说，公司员工在使用公函时，要注意五个要点:用词礼貌、表达清楚、内容完整、格式正确、文字简洁。因为在英语中，谦恭、清晰、完整、正确、简洁等五个词都是以字母C开头的，这五点也被称为商务信函写作的五C法则。
具体来说，在使用公函时，主要是在写信和申请信中使用礼仪规范。此外，写电子信函时也要注意遵守他们的礼仪规范。
首先，写信
写商业信函时，你必须对信函的内容和格式三思而行。以下五个具体问题应该引起重视。
1.
一封普通的公函由三部分组成:头、体和尾。作为公函的开头，抬头绝不是可有可无的，而是要仔细推敲。
平视的基本内容包括称谓和称谓，两者都要根据具体对象区别对待，力求恰当。
第一，称谓准确。写信时，你应该用头衔称呼收信人。在称呼收件人时，必须注意以下四点:
首先，名字和头衔必须正确。在任何公函中，绝对不允许写错收信人的姓名和头衔。称呼收信人时，有时可以只称呼他的姓而省略他的名，但称呼他的名或不称呼他的姓是不合适的。
二是允许使用直接发函的相关单位或部门作为头中的称谓。很多时候，直接把相关单位或部门作为受礼人，在礼仪上是允许的。
第三，可以用中性名词称呼收件人。当收信人性别不明确时，用董事长、经理、董事、首席代表等性别中性的称谓称呼对方比较稳妥。
第四，避免滥用称谓。第一次给别人写信时，千万不要滥用你的地址。当收件人的性别不明确时，不应使用先生和女士等称谓。不要为了省事，称呼收件人为先生/女士，不要乱用阁下、老板、相关人等特殊称呼。
第二，称谓语到位。在称呼语之前，有时有必要使用称呼语。所谓称谓，就是提高称谓的用词。在公函中使用称呼语的关键是要到位。一般情况下，公函中最标准的称呼是尊敬。普通的公函不用称呼也可以写。社交场合使用的尊称、太监、君鉴等古典敬语和涉外场合使用的亲爱的、我的等西方敬语一般不适合普通公函。
2.文本
在公函中，正文是核心内容。写课文时，一定要注意主题明确，逻辑严密，层次清晰，语句通顺，用词正确，言简意赅。写公函正文要特别注意以下几点。
第一，注意自用。在公函中，写信人使用的人称是相当讲究的。如果你想表示友好和自然，你应该使用第一人称。如果意图是表明生意是正式的、严肃的，你可以用第三人称。
第二，主要内容前置。标准公函的内容应该像一个倒金字塔，越是重要的内容越应该放在前面。所以，在正文的开头，你要说你认为应该告诉收信人的话，收信人最想知道的话。
三是简化长度。无论如何，一封拖拖拉拉的公函都会让人觉得极其无聊，所以在写公函的时候一定要注意控制篇幅，力求简洁。总的来说，短篇幅、短段落、短句子、短词汇是写公函必须遵守的铁律。
第四，一封信只讨论一件事。为了保证公函的有效性，尽量减少公函的篇幅，一封信最好只讨论一件事。这样既能突出主题，又能限制篇幅。
第五，语言平易近人。虽然是写公函，但写信人要尽量做到生动活泼，亲切自然，不要太俗，也不要太清高。
第六，信息正确。应确保公函传达的信息是正确的。为此，要做到以下几点:避免写错字、用错标点符号；防止成语、典故、外语的滥用；不要用太生僻的词或容易引起歧义的例子。
第七，字迹干净整洁。一般来说，正式的公函最好打印出来，不要手写，这样才能保证其整洁。即使需要手写，也要避免随意涂抹和填充。另外，不要在行和空格之外写字，不要掉字，不要用汉语拼音代替生词。
八是防止泄密。普通公函不应该字里行间直接或间接涉及商业机密。如果打算邮寄或者快递，这一点要特别注意。
结束
公函最后一部分的结尾，对写作的基本要求是全面具体。一般来说，公函的结尾由以下六个具体部分组成:
首先是问候。是从写信人到收信人的例行祝福，内容多为既定，可酌情使用，但不适合空缺。
二是附带问题。意思是写信人顺带问候收信人身边的人，或者不问候收信人身边的人。补充问题可以用也可以不用。
第三是补语。是正文写完后需要补充的内容，所以也叫后记。一般的公函最好不要用补语。如果需要使用补语，要注意三点:单字不排队；单行不构成一页；字数不宜过多。
第四是签名。在公函中，签名应该是写信人的全名。必要时也可附其行政职务、职称、学术职称。如果是打印的信，最好是签名人亲自在信上签名。
第五是日期。签字后要注明具体的书写日期。为了严肃起见，日期越具体越好。必要时至少指定某年某月某日某时。
六是附件。一些公函的末尾，往往会附上其他相关文件。附件一般应放在公函之后，但应在信中注明其具体编号、页数和名称，以便收信人检查和查阅。
密封信件
通过邮寄或者快递方式送达的公函应当加盖印章。写篆书，既要认真，又要遵守其基本规范。我们应该特别注意以下五点。
第一，地址详细。在写求职信的时候，为了保证收信人及时收到信，或者保证信被退回时不会丢失，收信人和寄信人双方的具体地址都必须仔细写明。不仅要写省、市、区、街道、门牌号，还要写单位、部门。
第二，名字没错。在封条上，收件人和发件人的名字都要写对。单位或部门为接收方时，还应注明其正确全称。
三是慎用高雅语言。在正式信函的封面上，经常使用一些优雅的语言。都有一定的规则，不能滥用。具体包括:一、邮递员给收件人的地址。它们写在收信人的名字后面，如小姐、先生、老师等。不是写信人对收信人的称呼，所以不宜用大人、好侄子之类的。第二，未封口的话。要求收信人打开信封是一种礼貌的表达方式，如开、关、合等。，一般写在收件人姓名和邮递员地址之后。第三，封字。表明寄信人在封信时的恭敬之意，如封、留封等。密封的话应该写在寄信人的名字后面。没有必要为没有密封的信件重新发明轮子。
第四，不缺邮编。通过邮局递送的公函必须清楚地标明收件地址和邮寄地址的邮政编码。缺少邮政编码或邮政编码不正确的公函可能会导致迟到甚至丢失。
五是格式标准。写印章通常有一定的格式可循。横信封有横信封的写法，竖信封有竖信封的写法；国内信件有国内信件的信封格式，国际信件有国际信件的信封格式。写公函时，你必须小心谨慎。
5.工具
写公函，尤其是手写的公函，一定要用一些必要的工具。使用这些工具时，要符合基本的礼仪规范。下面，着重介绍一些手写信件对其使用工具的基本要求。
一个是文具。文具也叫文具。公函使用的文具应当规格统一，纸质优良，美观大方。
，统一印刷。平时不宜用其他单位的文具写公函，也不要用本单位的文具写私信。
第二个是信封。公函使用的信封可以是市场上销售的标准信封，也可以是单位统一印制的专用信封。不宜用自制信封寄送公函，或使用其他单位使用的信封寄送本单位的公函。商业信函信封的大小应该与其容量相称。它的纸张质量和颜色应该与信笺相匹配。
第三是笔。写公函时，通常应该用钢笔或毛笔。如果用铅笔或圆珠笔写字，往往会让人觉得不太正式。
第四是墨水。用毛笔写信，最好用黑墨水；如果你用钢笔写信，你应该用黑色或蓝黑色墨水。不应使用纯蓝色墨水，因为其字迹难以长期保存。使用其他颜色墨水有哗众取宠之嫌，不可取。
二、申请信
在公务交往中，应根据实际需要和具体情况使用信函。因其具体目的不同，有联系信、通知函、确认信、感谢信、推荐信、拒绝信等。常用的员工往往有不同的书面要求。在应用不同类型的公函时，我们不仅要遵守它们相同的要求，还要考虑到它们各自的特点。
1.联系信
联系信，也叫联络信，是一种用来培养客户关系，与客户保持联系的特殊信件。使用联系信的目的不仅是为了证明自己的存在，也是为了和客户保持联系，培养他们的好感，加深他们对自己的印象。一般来说，要定期给客户发联系信。写联络信时，通常有以下五点需要注意:
一是找个合适的借口写。这样，就不会让对方觉得不可思议。节日生日祝贺，发简报都是很好的借口。
二是简单介绍一下自己的情况。互相通报自己和所在单位的发展变化，可以让对方更加了解自己和所在单位。
三是表达对对方的关心。在介绍你的情况之前，你可以向对方表达你真诚的关心。比如，你可以告诉自己你对对方成就的了解，或者为此祝贺对方，等等。
第四，相机表明合作意向。在联系信中，我不妨简单介绍一下我与对方进一步沟通合作的意向。
五是灵活掌握友好措施。联系信不是切题的商务信函，所以篇幅要短，语气要友好，主题要在联系之上。
2.通知函
通知函，又称通知信。主要用于向外界通报某笔交易的具体情况或某项业务的具体进展。从某种意义上说，通知函往往能在一定程度上起到联系函的作用。写通函时，要注意以下五点:
首先是介绍客观情况。通函的主要作用是向有关方面通报事态的发展变化，而不是就此展开讨论或争论。
二是注意介绍的连续性。通函在介绍当前情况时，要注意与前一封信的呼应，这样才能使你的介绍连贯一致。
第三是告知我们未来的计划。在介绍客观情况的同时，也要告知接受者我们自己的对策和已经采取的行动。
四是促进相互合作。通函的目的之一是促进收件人和发件人之间的合作。
第五，表达含蓄委婉。无论是介绍自己的倡议，还是催促对方参与，表达都要委婉含蓄。尽量避免直言不讳，强迫别人做事，或者唠叨。
3.确认信
确认信，这里指的是专门发给沟通对象确认某件事的信件。确认函是官方交流中最常用的信函之一。因为确认函是为了确认某些事实和意图，所以在书面上有更高的规范性要求。写确认信的时候，要多注意以下五点:
一是明确了应当确认的相关事项。这个内容是确认函的重点内容，要反复核对，确保不出差错。
二是逐一列出相应的附加条件。确认事项附有具体条件的，应当在确认函中向收件人明确。
第三是表明我们对此的基本立场。在确认函中，确认方应再次承诺遵守约定，绝不随意重复或当场变卦。
第四是要求收件人确认这一点。一般情况下，确认方会在确认函中要求对方对此进行确认。具体方式可以是再写一封信，或者在这封信上签署意见。
五是在信末正式签名。正式的确认函需要当事人或相关单位负责人在末尾签字。有时，往往需要单位法定代表人联名或亲自签字。必要时应加盖单位公章。
4.感谢信
在官方交流中，感谢信是指专门为感谢某人或某个单位而写的信。一般来说，收到礼物、参加宴会、受到关注后，都要发专门的感谢信。一封合适的感谢信往往能显示写信人的教养。写感谢信时，通常要注意以下四点:
首先是内容简洁。一封感谢信往往不需要长篇大论。在信中明确表达你的感激之情就好，哪怕只写三五句话。
二是面面俱到。很多时候，感谢信里应该感谢的人不止一个，所以一定要把所有应该感谢的人都一一感谢，绝不遗漏任何一个。
第三是尽量多写。为了表示你的诚意，试着亲自写感谢信，而不是打印出来。任何时候，客户的一封亲笔信都会让人感到亲切。
第四是尽快送过来。一般来说，感谢信是非常有效的。最好在事发后24小时内寄出，并尽量使其尽快到达。
5.推荐信
推荐信，这里指专门用来向其他单位推荐某人的信件。求职时，一封强有力的推荐信往往有助于被推荐人脱颖而出。写推荐信主要需要考虑以下四个方面:
首先是自我介绍。推荐信的开头，写信人要简单描述自己的情况，说明自己和被推荐人的关系。
二是对推荐的人进行评价。这部分是推荐信的主要内容。这里要全面客观地介绍被推荐人的基本情况，特别是他的能力、经历、特长、业绩。同时也要对推荐的人做出自己的评价。
第三是感谢接受者。在推荐信中，对收信人的问候和感谢是不容忽视的。这部分是绝对不可或缺的。
第四，附有背景材料。为便于用人单位及其负责人对被推荐人有进一步深入的了解，推荐信一般应附有被推荐人的简历、证书等个人背景材料。
6.拒绝信
拒绝信，这里指的是用来拒绝外人或其他单位请求的信件。在所有的公函中，拒绝信可能是最难写的。很难把握既要正式拒绝对方，又要保证不会损害双方关系。写拒绝信一般有以下四点注意:
一是果断决策。拒绝信的使用一般是很务实的。如果没有特殊原因，你要果断决定，尽快拒绝对方。拖延往往会引出其他想法。
二是指定。在拒绝函中，应明确拒绝的具体事项。不要一概而论，含糊不清，模棱两可，不然会耽误事情。
三是明确原因。对于拒绝对方的具体原因，最好在拒绝信中仔细说明，这样既能说服对方，又不会影响双方的关系。
四是表达歉意。如果有必要，我们应该在拒绝信中向被拒绝的人表示歉意。另外，你也应该要求对方以后继续和自己保持联系。
三。电子邮件
随着现代科学技术的发展，一系列使用电子媒体的新形式逐渐出现在公函中，如电报、电传、传真、电子邮件等。，这些都可以称为电子邮件。电子邮件除了遵守一般信件的礼仪规范外，还有自己独特的要求。下面，简单介绍一下当今商务交流中广泛使用的传真和电子邮件相关的礼仪:
1.传真
传真通常是指利用光电效应传送原始信件、文件、图片等的一种通信方式。通过特殊装置来远距离接触物体。一种特殊的传真设备通常被称为传真机。传真的优点是操作简单，传输速度快，可以直接传送原件，因此受到人们的欢迎。在官方通信中使用传真时，必须遵守以下礼仪规范:
第一，内容简单明了。与普通信件相比，传真费用更高，所以在写传真稿时，要全面、具体、有意义、简洁。在正式发送传真之前，应该删除所有不必要的文字。
第二，字迹清晰易辨。由于技术原因，传真在传输过程中容易变得模糊。因此，在准备传真稿时，需要对字体、行距、图表等进行制作。手稿清晰易辨，从而避免其因人为因素造成的失真。
第三，形式规范恰当。在发送传真之前，一定要使它正式和适当。未经允许，不要发送长的或机密的传真。如果是正式的传真，要先标明姓名，并在上面写上收件人所在单位、部门的名称，收件人的姓名、职务、电话等。发传真用的纸应该是写有单位名称的公文纸。传真时，应附上封面，并注明页码。如果你发送紧急信息，你应该在封面上注明。在传真的最后，应该注明发送的具体日期和时间。另外可以附上评论，比如我渴望在3月17日1之前回复。
四、联系方式附后。为了便于双方及时联系，在发送传真时，应在上面标明发送方的有效联系方式，如发送方的单位和部门名称、发送方的姓名和职务、发送方的传真和电话号码、传真传输过程中出现问题时可以使用的联系电话等。
五是提前告知。在发送传真之前，你应该通知收件人并征得对方的同意。如果对方有开传真机的规定时间，一般应该遵守。如果对方在等其他重要的传真，或者对方的传真和电话在一条线上，比较忙，尽量不要给对方繁忙的日程增加混乱。如果另一台传真机无人看管，在没有事先通知的情况下发送传真机，接收者可能无法及时收到。
第六，谨防骚扰他人。发送传真大多是紧急的。除非是紧急文件或信件，否则最好不要使用传真。个人事务，不宜用单位传真机传送。利用传真进行宣传推广活动时，一定要把握好数量和度。如果接收方对此不感兴趣，可以少发或不发相关传真。不要忘记垃圾传真泛滥是不受欢迎的。
七是及时处理。收到国外传真后，我们应该及时处理。第一，要告知发送方；传真已经收到了。其次，传真中涉及的事项要处理或移交给相关部门和人员。最后，鉴于传真不宜长期保存，其重要内容应复印。
第二步:电子邮件
电子邮件又称电子邮件，是指通过互联网传递的邮件。随着互联网的发展，电子邮件迅速普及，在公务交流中的应用越来越广泛。使用电子邮件时，应仔细遵守以下三项礼仪规范:
第一，认真准备。
使用电子邮件，我们必须认真做好一切必要的准备:首先，主题明确。像重要的普通信件一样，电子邮件应该只有一个主题，并在末尾标上一个明显的名字。第二，篇幅短。电子邮件需要通过互联网发送和接收。为了防止发送和接收中出现问题，电子邮件的内容应该简短明了。第三，语言直白。商业邮件不是网友的在线聊天，所以它的语言要通俗易懂。少用新词、陌生词或自制网络用语。所有引用的数据和资料应注明出处。
第二，不要滥用。
互联网是一个虚拟的世界。在网上发邮件时，工作人员应该保持清醒的头脑。注意以下两个问题:第一，电子邮件不是万能的。必须认识到，在大多数情况下，通过电子邮件进行沟通并不一定比直接会面或电话沟通更好。第二，不要滥发电子垃圾。在使用电子邮件时，工作人员必须注意，利用工作之便，利用本单位的网络向外界乱发电子邮件是不合适的。电子邮件的泛滥，俗称电子垃圾，非常恶心。
三是注意安全。
在公务沟通中使用电子邮件，既要保证信息传递渠道的畅通，又要自觉维护网络安全。工作人员要谨记以下五点:第一，不要充当黑客。利用公司网络做黑客不会被人推崇，反而会影响公司的业务和形象。第二，不要和网友滥交。网上鱼龙混杂，滥发邮件，与网友滥交，往往对自己不利。第三，不要作弊。使用电子邮件时，我们必须注意社会公德。不要用这个来传播虚假信息或流言蜚语。第四，不要随意删除。你邮箱里的邮件要及时处理。回复的回复要删除，但重要单位或个人的电子邮箱一定要妥善保管。第五，不要涉及秘密。利用电子邮件传递秘密信息往往难以保证其安全性。